Für Agenturen und Dienstleister kann es eine grosse Herausforderung sein sich nicht von Angesicht zu Angesicht mit Kundentreffen zu können. Als Reaktion auf die Corona Pandemie werden dennoch immer mehr Meetings auf diese Art und Weise abgehalten. Wenn du die richtigen Schritte befolgst, kannst du dir bei deinen digitalen Kundenkontakten Zeit sparen, deine Flexibilität erhöhen und die Kosten für Geschäftsreisen reduzieren. Nachfolgend haben wir ein paar Tipps zusammengestellt um Video Calls so effizient wie möglich zu gestalten.

Brich das Eis

Eine kurzer Small Talk ist nicht nur höfflich, sondern auch eine hervorragende Möglichkeit, um das Gehör der Teilnehmer zu testen und sich gegenseitig kennenzulernen, bevor du mit der Agenda beginnst. Oft ist es am besten, den Einstieg einfach zu halten. Stelle einfach eine Standardfrage wie “Wie geht es allen heute?”. Es reich schon, um die Dinge in Gang zu bringen.

Lege eine spezifische Agenda fest

Wenn du erreiche möchtest, dass dein Kundenmeeting möglichst produktiv und erfolgreich wird, solltest du eine klare Agenda im Voraus planen und sie an die Gesprächsteilnehmer schicken. Die Agenda enthält die wichtigsten Diskussionspunkte, die Gesamtstruktur, die teilnehmenden Mitglieder und die einzelnen Rollen. Daneben ist es hilfreich auch alle relevanten Recherchen, Dateien oder Dokumente vorab zu versenden. Auf diese Weise kannst du Zeitverluste reduzieren, die Teilnahme fördern und sicherstellen, dass grundlegende Themen behandelt werden. Darüber hinaus hilft dir eine spezifische Agenda, den Überblick zu behalten, und ermöglicht es anderen Rednern, sich vorzubereiten.

Optimiere deine Umgebung

Als nächstes solltest du sicherstellen, dass das Bild und die Präsentationsumgebung, dein Publikum in keiner Weise ablenkt. Überprüfe den Hintergrund hinter dir. Entferne Unordnung oder Gegenstände, die im Blickfeld der Kamera herumliegen. Alternativ kannst du auch je nach Tool einen virtuellen Hintergrund verwenden. Stelle dann sicher, dass du dich in einem ruhigen Raum aufhältst und keine Mitbewohner, kleine Kinder oder Haustiere dein Meeting stören.

Follow-Up

Vergiss nicht nach dem Meeting zeitnah eine kurze Follow-up-E-Mail zu schreiben. Kommuniziere eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs und die Aktionspunkte. Zum einen gehen so die nächsten Schritte und Verantwortlichkeiten nicht unter. Zum anderen gibt dies dir die Möglichkeit, mit deinem Kunden erneut in Kontakt zu treten und dich professionell im Gedächtnis zu halten.

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